皆さんこんにちは！
研修担当です！

10月も半ばを迎え、朝晩は肌寒くなり、秋の気配を感じる季節ですね。

 先日開催いたしました、第20期MIND✕ACTION研修1回目の内容を一部ご紹介します！！

お申し込み、ご参加いただき誠にありがとうございました！

もうすぐ1年が経過しそうで、年末に向けて考えることが増加していきますね。

だからこそ業務が忙しくなる前に、見直しや効率化を考えるのはどうでしょうか！

効率化を考えるうえで、コミュニケーション手段や伝え方に悩むことはありませんか？

「指示や依頼をしたのに、うまく伝わらない」と感じることはありませんか？

 
その原因は、「コミュニケーションコスト」の増加が考えられます。

「コミュニケーションコスト」とは、意思疎通や情報伝達にかかる時間・労力のことです。

相手に伝えたいことが短時間で円滑に伝われば、コストは低いと言えます。

反対に、何度も説明し直す必要があれば、「コミュニケーションコスト」が高いと言えますね。

こうしたコストの増加が業務効率を下げる一因となるため、
「コミュニケーションコスト」をいかに減らすかが、業務効率化の重要なポイントです！

コストを減らす方法ですが、4つのポイントがあります。

1つ目、「メッセージは簡潔にまとめる」こと！

長すぎる説明や複雑なメッセージは、相手の理解を妨げ、確認作業や修正が増える原因になります。

要点を整理し、その時に必要な情報を明確に伝えることで、無駄なやり取りを減らせます。

 
2つ目、「状況に応じてコミュニケーションに使うツールを選ぶ」こと！

たとえば、緊急の確認事項はチャットや電話が効果的ですし、資料の添付が必要な依頼にはメールが適しています。
適切なツールを選ぶことで、効率的に情報が伝わります。

 
3つ目、「一度に伝えるべき情報をしっかり整理し、最初から十分な情報を提供する」こと！

不十分な説明は、追加の確認や誤解を招き、手戻りが発生してしまい、結果的に「コミュニケーションコスト」が増加します。

最初に伝える内容を十分に検討することが、効率化の鍵です。

 
4つ目、「相手の立場、目線に立ってコミュニケーションを取る」こと！

相手が理解しやすい言葉を選び、適宜確認を行うことが双方の認識のズレを防ぎます。

難しい言葉は別の言葉に言い換えて伝えましょう。

ただし、「コミュニケーションコスト」を減らすためには、話し手と受け手、お互いの協力が必要です。

会話内容の前提知識・条件を揃えることが「コミュニケーションコスト」を減らしてスピードアップする近道です！

「伝えたことが伝わったことではなく、伝わったことが伝えたこと」という意識を持って取り組んでみてください。

 
では、また！

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