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『意図した結果』につなげるために、会議は“目的”を持って参加しよう。│株式会社ベックスコーポレーション

『意図した結果』につなげるために、会議は“目的”を持って参加しよう。

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『意図した結果』につなげるために、会議は“目的”を持って参加しよう。

皆さまこんにちは!
ISO担当です。

先日、弊社クライアント様の「新年度会議」に参加し、会議の進行を行ってまいりました。
今回の「会議」の目的は“役割についての認識の共有”、つまり、任命した上長がその役職者に望んでいる役割と、その役職者が認識している役割に『ズレ』が生じていないかをディスカッションしてもらいました。この会議のポイントは「目的(テーマ)」と「ルール」を始める前に発表し、進行役がそのルールを基に監視し進めてもらうことでした。

<ルール>
○制限時間60分
○相手がしゃべっているときは肯定的に受け入れる。
○話している人の話を絶対に遮らない。
○意見や質問がある場合は、全ての話が終わってから行い、否定的な意見や質問は絶対にしない。


決められたルールの中で、参加された皆さんには、必ず発言をしてもらいながら、認識を共有してもらいました。その結果、求められていることを確認することができ、その役割に対する当事者意識を持ってもらえる機会へとつながっていきました。


さて、皆さんも「会議」は仕事を行う上で、多くの人が欠かせない業務だと感じていらっしゃるのではないかと思います。では、皆さんの会議は「目的・ルール」が明確な中で実施されていますか?

「会議の目的」を見失ってしまうと、無駄な時間が浪費され、時間的コストがかかってしまいます。また、「ルール」がなければ参加人数の減少や遅刻・中座など、無法地帯と化してしまう恐れがあります。

より「生産的な会議」を実施するためには参加者が何のための会議なのかを認識することで、“意図した結果”を達成することができます。

実は、上記のことは『ISO9001:2015品質マネジメントシステム』にも『7.3項:認識』として該当項目があります。

『品質マネジメントシステム』を取得されている企業様はもちろん、取得されていない企業様も、従業員の“意図した結果=幸せを享受する”ことの共通認識のために、会議を行うにあたって『目的・ルール』を設定してから行っていくことを意識してみてはいかがでしょうか。

当社では、『マネジメントシステム』の運用サポートや、あるいは『マネジメントシステム』を基にした組織運用改善も行っております。

“マンネリ”を感じることがございましたら、一度当社までご相談ください。


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